PRIVACY POLICY.

Wij respecteren de privacy van klanten, leveranciers en andere partners. Deze policy regelt de verwerking van die gegevens en geeft inzicht in de verschillende facetten van de richtlijnen van de Europese Verordening van 2106, dewelke sinds 25 mei 2018 in werking is getreden.

Aanleiding

Op 25 mei 2018 treedt in de EU de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. De AVG brengt voor alle bedrijven die werken met persoonsgegevens (of bedrijfsgegevens die herleidbaar zijn naar persoonsgegevens) verplichtingen met zich mee. Zo ook voor ons, Theijbers & Co. Boekhouders als jullie fiscaal en boekhoudkantoor.

Dit document bevat de voor Theijbers & Co. Boekhouders bvba relevante verplichtingen en geeft daarmee ook weer hoe we deze regelen binnen onze eigen organisatie.

Welke gegevens verwerken wij

Voor de uitvoering van de jullie opdrachtbrief naar ons toe, worden door onze collega’s één of meerdere van onderstaande persoonsgegevens verwerkt. Deze gegevens kunnen zijn verstrekt middels post, telefonisch, per e-mail of fysiek aanleveren van de benodigde documenten

•                Naamgegevens (organisatienaam, voornaam, achternaam);

•                Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, plaats, land);

•                Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);

•                Bankgegevens (IBAN, BIC);

•                Familiale gegevens

•                Zakelijke gegevens

•                Personen – /vennootschapsgegevens

Voor statistische doeleinden en om de website te verbeteren wordt van bezoekers op de website tevens onderstaande gegevens verwerkt.

•                Ip-adres;

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten (opdrachtbrieven en support) en het ondersteunen van de daaruit voortvloeiende acties.

Uw persoonsgegevens worden daarnaast gebruikt om telefonisch contact met u op te kunnen nemen en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen rond onze samenwerking (bv. telefonische overleg / facturatie).

Delen met anderen

De door jullie verstrekte gegevens kunnen worden gedeeld met derde partijen (subverwerkers) met dewelke wij en jullie wettelijke verplichtingen hebben.

We spreken hier over FOD financiën, BTW afdelingen, Wet op witwaspraktijken …

Belangrijk in deze is dat dit altijd voorafgaand met jullie zal worden besproken, en ondertekend vastgelegd in een opdrachtbrief en/of volmacht.

Uw persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan een (dwingende) wettelijke verplichting, regelgeving of gerechtelijk bevel.

Theijbers & Co. Boekhouders bvba kan niet aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die zou voortvloeien indien een derde die gegevens onrechtmatig gebruikt.

Hoe lang bewaren we de gegevens

Richtlijn hierin is voor ons de goede samenwerking en ondersteuning van onze klanten en partners. De gegevens zullen door Theijbers & Co. Boekhouders bvba dus worden bewaard voor een periode die noodzakelijk is om onze contractuele relatie goed in te vullen. Daarnaast dienen wij wegens wettelijke bepalingen uw gegevens minimaal bijhouden gedurende de geldende wettelijke regels. Dit is bijvoorbeeld van toepassingen bij overeenkomsten.

Veiligheidsmaatregelen / Beveiliging.

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Hiervoor zijn onderstaande technische en organisatorische maatregelen genomen:

•          De persoonsgegevens worden beschermd middels diverse ICT-            beveiligingsmaatregelen zoals firewalls, antivirus en versleuteling;

•          Logische toegangsbeveiliging (wachtwoorden);

•          Limitering van fysieke toegang tot systemen;

•          Geheimhoudingsbepaling in arbeidsovereenkomst;

•          Deze privacy overeenkomst.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door ons verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met ons kantoor.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Vanzelfsprekend kunt U op elke moment inzage vragen naar de door ons verzamelde persoonsgegevens. U heeft tevens het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar  ons kantoor adres : Siemkesheuvel 16 B-3680 Maaseik, België

Gelieve er rekening mee te houden dat bij een eventuele vraag tot verwijdering wij steeds ons houden aan het wettelijk kader inzake bewaartermijnen voor Boekhouden.

Indien U op enig moment zou oordelen dat uw rechten niet werden gerespecteerd is het mogelijk om klacht in te dienen bij de Belgische Privacy commissie (www.privacycommission.be)

Facebook, LinkedIn (sociaal media)

Theijbers & Co. Boekhouders bvba is in de toekomst ook aanwezig op sociale netwerken zoals Facebook en LinkedIn. Lees zeker ook hun privacyverklaring (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen. Dit geldt ook voor andere sociaal media kanalen.

Aanpassen privacy statement

Wij behouden ons het recht voor deze privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd en kunnen tevens opgevraagd worden via e-mail.

Conclusie

Binnen Theijbers & Co. Boekhouders bvba nemen wij de privacy van onze klanten en partners serieus. De persoonsgegevens die wij verzamelen hebben als doel onze dienstverlening zo optimaal mogelijk te laten verlopen.

Aarzel dus ook niet ons te contacteren indien er vragen zijn.

25/05/2018